Als ondernemer, of je nu een ZZP’er bent of je een bedrijf met personeel hebt, wil je je zaken goed voor elkaar hebben en zoveel mogelijk problemen voorkomen. Goede juridische documenten zijn er belangrijk.

Welke juridische documenten zijn voor jouw onderneming onmisbaar?

 

1. Algemene voorwaarden

Om te beginnen heb je algemene voorwaarden nodig. In dit document leg je vast wat jouw verantwoordelijkheden zijn en welke verantwoordelijkheden de klant heeft.  Het is niet verplicht, maar ontzettend belangrijk om problemen te voorkomen. Hierin staan alle voorwaarden die gelden bij jouw producten of diensten. Het zijn dus eigenlijk de kleine lettertjes. Het is een deel van een overeenkomst waarin aanvullende regels en afspraken vermeld staan. Denk hierbij aan verjaring, retourneren en garanties. Op het moment van een geschil kunnen beide partijen hier op terugvallen.

In je algemene voorwaarden bepaal je onder meer de volgende zaken:

  • Betalingsvoorwaarden
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Aansprakelijkheid en de beperking hiervan
  • Garanties
  • Klachtenregeling
  • Intellectueel eigendom
  • Verjaringstermijn

Erg belangrijk: verstuur algemene voorwaarden op tijd én op de goede manier anders zijn ze niet rechtsgeldig! Een verwijzing naar je website is niet voldoende. Bij een offerte per e-mail moet je ook de algemene voorwaarden meesturen. Verstuur je een offerte per post? Voeg dan een geprint setje toe.

 

2. Privacyverklaring

Als bedrijf heb je te maken met klanten en dus ook met persoonsgegevens. Al is het alleen de naam en email waarmee deze persoon je mailt. Sinds 25 mei 2018 hebben we te maken met de AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacywet ben je als bedrijf verplicht om betrokkenen te informeren over hoe jij met hun persoonsgegevens omgaat.

Je moet je klanten informeren over wat er met deze gegevens gedaan wordt. Ook is het belangrijk hoe, voor hoelang en met welk doel je deze gegevens opslaat. Dit doe je in een privacyverklaring die goed zichtbaar is op de website. Mensen die een contactformulier invullen op de website moeten dit aanvinken dat ze ermee akkoord gaan.

 

3Verwerkersovereenkomst

Verwerk je voor andere ondernemers of stichtingen of verenigingen persoonsgegevens? Dan ben je verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Jij bent verantwoordelijk voor een veilige verwerking van de klantgegevens. Zodra jij persoonsgegevens ergens anders opslaat of laat verwerken ben je verplicht om een verwerkersovereenkomst op te stellen. Denk aan de partij die jouw nieuwsbrieven verstuurt, het administratiekantoor die de facturaties regelt of de internetprovider waarbij jouw klantgegevens in de Cloud staan.

In een verwerkersovereenkomst leg je onder meer de volgende afspraken vast:

  • Vaststellen van de eigendom van de gegevens
  • Afspraken rond de beveiliging
  • Meldplicht bij datalekken
  • Doel van de verwerking
  • Verplichtingen van de verwerker
  • Opslag van gegevens in andere landen
  • Regels rond bewerken of verwijderen van gegevens op verzoek van de betrokken persoon
  • Disclaimer van verantwoordelijkheden
  • Geheimhoudingsverklaringen
  • Duur van het contract, verlenging en opzegging

Stel de verwerkersovereenkomst wel als los document op.

 

4. Facturen

Als ondernemer ben je bijna altijd verplicht om een factuur aan je klant te sturen. Er zijn bepaalde eisen die aan een factuur gesteld worden. Om te voorkomen dat er problemen komen met de Belastingdienst moeten facturen aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Daarnaast kan een foutje in een factuur ertoe leiden dat je in een juridische procedure in de problemen komt. Vermeld daarom op elke factuur:

  • de naam en het vestigingsadres van je onderneming
  • KvK-nummer
  • btw-nummer
  • de naam en het adres van je klant
  • de factuurdatum
  • het factuurnummer
  • de aard en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten
  • de leverdatum van de goederen of diensten
  • het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
  • het btw-tarief (lever je diensten die niet btw-belast zijn, geef dan aan: zijn vrijgesteld van btw’)
  • btw-bedragen, uitgesplitst per btw-tarief
  • het totaalbedrag

5Een contract

Een contract is een schriftelijke of mondelinge afspraak tussen 2 of meerdere partijen. Heb je een contract gesloten dan zal er een prestatie geleverd worden of heb je er recht op. Een contract wordt ook wel overeenkomst genoemd.  In zo’n contract al dan niet schriftelijk, of contract leg je vast dat je producten of diensten levert aan ondernemers of consumenten.

Begin je een samenwerking met een andere ondernemer zoals bijvoorbeeld een maatschap of een VOF dan is het verstandig om afspraken vast te leggen in een contract. Om zo narigheid te voorkomen op het moment dat er ergens een geschil ontstaat. Het is niet verplicht om een contract te maken, maar wel aan te raden. In het contract staan afspraken over de samenwerking. Bijvoorbeeld over hoeveel geld iedere ondernemer inbrengt en hoe de winst verdeeld wordt. Je hoeft hiervoor niet naar een notaris of advocaat. Je mag ook zelf een contract opstellen. Bepaalde afspraken uit de overeenkomst kunt u ook vastleggen in het Handelsregister van KVK.

 

 

Veel juridische documenten zijn niet verplicht. De vraag die je jezelf wilt stellen is of je een bepaald risico wilt nemen/ Meestal gaat het ook gewoon goed. Als er iets niet goed gaat kan er vaak over gepraat worden om het op te lossen. Want je wilt als ondernemer ook gewoon een goede reputatie opbouwen. Juridische documenten heb je vaak pas nodig als het echt mis gaat. Daarom kan het toch goed zijn om sommige zaken vooraf al goed te regelen, zodat het je vangnet is om op terug te vallen als het onverhoopt (en hopelijk vooral buiten jouw schuld om) verkeerd gaat.

Welke documenten gebruik jij nog voor je onderneming?

Angelique Lijffijt

int.NLP trainer en coach

Angelique is naast NLP trainer ook coach met ervaring om ondernemers verder op weg te helpen met behulp van NLP. Haar passie is om je in je kracht te zetten en je te laten inzien hoe je door gebruik te maken van de NLP technieken je dit kunt bereiken. Daarnaast maakt ze websites en leert ze ondernemers sneller opdrachten binnen te halen door NLP en marketing met elkaar te combineren.

0
We willen graag je mening weten, laat je een reactie achter?x
()
x